ATURAN TAMBAHAN MEKANISME KERJA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA



ATURAN TAMBAHAN
MEKANISME KERJA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA JURUSAN PENDIDIKAN SEJARAH
FEIS-UNM


1. ADMINISTRASI PERSURATAN.
1. Kop Surat
2. NOMOR SURAT
a. Pengurus



Nomor : X/XX/BEMJ-Sej/FEIS-UNM/XXX/XXXX
Keterangan :
X = Nomor Surat
XX = Kode surat
A = Intern BEMJ Sejarah FEIS UNM
B = Ekstern BEMJ Sejarah FEIS UNM
C = Intern UNM
SK = Surat keputusan
M = Mandat
RK = Rekomendasi
BEMJ-Sej = Nama Lembaga.
FEIS-UNM = Nama Fakultas dan Perguruan Tinggi.
XXX = Bulan surat (Angka Romawi).
XXXX = Tahun Surat.
b. Bidang

Nomor : X/XX/Bid.XX/BEMJ-Sej/FEIS-UNM/XXX/XXXX
Keterangan :
X = Nomor Surat
XX = Kode surat
A = Intern BEMJ Sejarah FEIS UNM
B = Ekstern BEMJ Sejarah FEIS UNM
C = Intern UNM
Bid.XX = Nama bidang
Bid.BPO
Bid.BPPM
Bid.KA
BEMJ-Sej = Nama Lembaga.
FEIS-UNM = Nama Fakultas dan Perguruan Tinggi.
XXX = Bulan surat (Angka Romawi).
XXXX = Tahun Surat.
c. Kepanitiaan/Team work.

Nomor : X/XX/XXX/BEMJ-Sej/FEIS-UNM/XXX/XXXX
Keterangan :
X = Nomor Surat
XX = Kode surat
A = Intern BEMJ Sejarah FEIS UNM
B = Ekstern BEMJ Sejarah FEIS UNM
C = Intern UNM
XXX = Singkatan Nama Kegiatan
BEMJ-Sej = Nama Lembaga.
FEIS-UNM = Nama Fakultas dan Perguruan Tinggi.
XXX = Bulan surat (Angka Romawi).
XXXX = Tahun Surat.

d. Mandat
Surat mandat dianggap memenuhi syarat secara administratif apabila.:
1. orang yang dimandatir adalah orang-orang yang terafiliasi (orang yang berhak menerima mandat)
2. memuat identitas yang jelas, baik yang memandatir maupun yang dimandatir, disertai dengan rentang waktu yang jelas.
3. Ditandatangani oleh kedua belah pihak dan disampaikan kepada pihak lain sebagai tembusan.
3. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Format laporan pertanggungjawaban merupakan proyeksi kinerja lembaga selama masa periode kepengurusan. Laporan pertanggungjawaban ini disusun berdasarkan urutan yang tertera dibawah ini, yang akan menjadikan suatu bentuk organisasi yang modern dan ideal.
I. BAGIAN AWAL
A. Halaman Pengesahan.
B. Halaman kata pengantar
II. ISI LAPORAN
1. Pendahuluan
2. Kondisi Idealitas
3. Kondisi Objektif.
III. LAPORAN PROGRAM KERJA
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
a. Distribusi Persuratan
- Surat Masuk
- surat keluar
b. Administrasi Barang Inventaris dan ATK
FAKTOR PENUNJANG
FAKTOR PENGHAMBAT
LAPORAN KEUANGAN
PROYEKSI KEDEPAN
IV. PENUTUP
V. LAMPIRAN-LAMPIRAN
a. Arsip Surat Masuk dan Keluar
b. Bukti Kas Bendahara
2. LAPORAN KEUANGAN BENDAHARA UMUM
Laporan keuangan berisi tentang transaksi/kejadian yang dilakukan dalam suatu periode tertentu, adapun bentuknya adalah sebagai berikut :
No. Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo Ket.





Keterangan :
1. Setiap pengeluaran dan pemasukan oleh Bendahara dicatat dalam buku laporan keuangan.
2. Bukti transaksi diarsipkan.
3. setiap pengeluaran yang dilakukan harus atas persetujuan Ketua Umum.
3. DAFTAR BARANG INVENTARIS
No. Jenis barang Jumlah awal Jumlah akhir Keterangan








K ATURAN TAMBAHAN
MEKANISME KERJA BEMJ SEJARAH FEIS UNM
PERIODE 2005-2006

BAB I
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
Pasal 1
Menggunakan KOP surat BEMJ Sejarah FEIS UNM sebagaimana yang telah diatur dalam AD/ART
Pasal 2
Kode Surat
Kode surat yang digunakan dalam persuratan BEMJ FEIS UNM sebagai berikut:
 Surat intern BEMJ Sejarah FEIS UNM kode A
 Surat ekstern BEMJ Sejarah FEIS UNM kode B
 Surat Intern UNM kode C
 Surat tugas kode D
 Surat keputusan kode SK
 Surat Mandat kode M
 Surat Rekomendasi kode RK

Pasal 3
Pengesahan
Semua persuratan dikeluarkan atau diarsiplkan oleh sekretaris umum BBEMJ Sejarah FEIS UNM

Pasal 4
Aturan Penandatanganan
Surat yang dikeluarkan oleh BEMJ Sejarah FEIS UNM wajib mengikuti aturan:
 Seluruh surat yang dikeluarkan harus menggunakan tanda tangan asli
 Surat keputusan ditandatangani oleh ketua umum dan sekretaris umum dan diketahui oleh ketua jurusan pendidikan sejarah
 Surat yang dikeluarkan oleh setiap bidang ditandatangani oleh ketua bidang dan sekretaris bidang dan disetujui oleh ketua umum BEMJ Sejarah FEIS UNM
 Surat kepanitiaan yang dikeluarkan ditandatangani oleh ketua panitia dan sekretaris panitia dan disetujui oleh ketua umum BEMJ Sejarah FEIS UNM
 Lampiran Surat Keputusan hanya ditandatangani oleh sekretaris umum
 Setiap surat yang dikeluarkan harus yang distempel asli (untuk pengurus menggunakan stempel pengurus dan untuk kepanitiaan menggunakan stempel panitia).
 Apabila point diatas tidak terpenuhi maka persuratan dianggap tidak sah dan wajib diperbaiki.

Pasal 5
Kesekretariatan
Daftar barang inventaris merujuk pada tabel yang telah ditetapkan sebagaimana contoh
NO Jenis Barang Jumlah Awal
(Unit/buah/lusin) Jumlah akhir
(Unit/Buah) Keadaan
keterangan
1. Piring 11 Buah 5 buah Baik Hilang

BAB II
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Pasal 6
Laporan pertanggungjawaban pelaksanaan program kerja

• Laporan pertanggungjawaban dari setiap program kerja yang telah dilaksanakan wajib ditembuskan oleh pengurus BEMJ Sejarah FEIS UNM ke MPMJ Sejarah FEIS UNM selambat-lambatnya 2(dua) minggu setelah masa pelaksanaan.
• Laporan pertanggungjawaban yang dilaporkan diketik dengan rapi dan wajib sekurang-kurangnya memuat :
 Tema kegiatan
 Waktu dan tempat kegiatan
 Pelaksana/panitia dan peserta (beserta tanda tangan)
 Gambaran/uraian bentuk kegiatan
 Administrasi persuratan
 Sumber perolehan dana
 Biaya
 Pengesahan dari pelaksana dan pengurus
• Apabila point di atas tidak terpenuhi maka laporan pertanggungjawaban dianggap tidak sah dan wajib diperbaiki

Pasal 7
Laporan Pertanggungjawaban Pelaksanaan Rekomendasi Dan Kebijakan Lembaga
• Laporan pertanggungjawaban dari setiap rekomendasi yang telah dilaksanakan wajib ditembuskan oleh pengurus BEM FEIS UNM ke MAPERWA FEIS UNM selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah masa pelaksanaan
• Laporan pertanggungjawaban yang dilaporkan di ketik dengan rapi dan sekurang-kurangnya memuat:
 Tema kegiatan
 Waktu dan tempat kegiatan
 Pelaksana. Panitia dan peserta (Beserta tanda-tangan)*
 Gambaran/uraian bentuk kegiatan
 Administarasi persuratan
 Sumber perolehan dana
 Biaya
 Pengesahan dari pelaksana dan pengurus
• Apabila point di atas tidak terpenuhi maka Laporan Pertanggungjawaban dianggap tidak sah dan wajib diperbaiki
* Jika membentuk tim kerja/pelaksana dan melibatkan peserta



Pasal 8
Laporan pertanggungjawaban kepengurusan
 Laporan pertanggungjawaban kepengurusan dibuat secara kolektiof dan wajib ditembuskan sekurang-kurangnya 6 (Enam) hari setelah waktu pelaksanaan 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan MUSJUR
 Laporan pertanggung jawaban kepengurusan yang dibuat wajib dikerik rapi dan sekurang-kurangnya memuat:
4. Pendahuluan
5. Gambaran idealitas dan realitas kepengurusan
6. Uraian program kerja yang telah terlaksana dan yang tidak terlaksana serta kendala yang dihadapi (setiap bidang)
7. Laoran khusus dari:
 Sekretaris Umum : Mengenai kondisi kesekretariatan (inventaris dan persuratan)
 Bendahara Umum : Mengenai kondisi keuangan (Nota, dan bukti kas)

Apabila point diatas tidak terpenuhi maka laporan pertanggung jawaban dianggap tidaksah dan wajib diperbaiki.


BAB III
WADAH PERTANGGUNG JWAWABAN
Pasal 9
Pleno caturwulan
1. Merupakan wadah untuk mendengar, mengevaluasi dan menilai pelaksanaan program kerja BEMJ Sejarah FEIS UNM yang telah dilaksanakan selama 3 (tiga)bulan pada bulan berjalan. Adapun demi kemudahan, maka telah ditentukan waktu Pleno sebagai berikut :
a. Pleno caturwulan I : Mei 2006
b. Pleno caturwulan II : September 2006
c. Pleno caturwulan III : Desember 2006
disesuaikan dengan kondisi
2. Pengurus BEMJ Sejarah FEIS UNM wajib membuat laporamn pertanggungjawaban ( LPJ ) Yang memuat :
a. LPJ setiap bidang
b. LPJ Bendahara umum
c. LPJ Sekretaris umum
d. LPJ Ketua umum
1. Pleno dihadiri oleh pengurus MPMJ Sejarah FEIS UNM, BEMJ Sejarah FEIS UNM dan seluruh mahasiswa sejarah FEIS UNM.
2. bila sampai pada waktu yang ditentukan pengurus belum hadir minimal 2/3, maka Pleno ditunda 2x15 menit selanjutnya dianggap quorum.
3. LPJ untuk setiap kepengurusan untuk setiap catuirwulan dimasukkan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum hari pelaksanaan.
4. apabila point 6 diatas tdak terpenuhi maka laporan pertanggungjawaban dianggap tidak sah dan selanjutnya LPJ dianggap tidak berhasil.